Cara Kerja ERP pada Pergerakan Bisnis

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem perangkat lunak dengan konsep cloud yang dirancang untuk membantu menyederhanakan, mengintegrasikan, dan standarisasi proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan lainnya. ERP menekankan kepada aspek perencanaan, di mana sistem ini berguna bagi perusahaan saat ini dalam mengatasi tantangan bisnis yang muncul sejak pandemi Covid-19.

Implementasi ERP System memiliki keunggulan, yakni sebagai otomatisasi dan integrasi sistem untuk menyederhanakan alur kerja. Selain efisiensi proses dan penghematan biaya, metode ini juga menyediakan data tunggal real-time dalam sistem informasi untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Untuk mengetahui lebih lanjut, mari simak cara kerja sistem ERP, jenis perusahaan apa saja yang menggunakan sistem ini, dan waktu yang tepat bagi bisnis untuk menerapkan Enterprise Resource Planning.

Bagaimana ERP System Bekerja?

Sesuai namanya, Enterprise Resource Planning menjalankan prinsip kerja perencanaan sumber daya perusahaan. Metodenya dengan menyederhanakan alur kerja dan otomatisasi proses melalui database terpusat. ERP menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.

Misalnya dalam perusahaan elektronik, ketika ERP menerima pesanan pelanggan, secara otomatis akan mengirimkan informasi ke pusat distribusi terdekat sebagai yang paling efisien untuk memenuhi pesanan tepat waktu. Melalui dashboard-nya departemen yang terhubung dapat melihat jumlah inventaris, waktu pengiriman, status pemesanan, bahkan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan tersebut.

Cara kerja ERP System memungkinkan data dari berbagai departemen dibagikan dan diakses oleh semua orang dalam perusahaan. Sistem ini mengintegrasikan semua orang di satu sumber. Keberhasilan penerapan ini memang tergantung pada kebutuhan perusahaan dengan risiko minimal. Salah satu perangkat yang mendukung ERP cloud untuk memenuhi kebutuhan perusahaan adalah Altos T 400 Cloud Computing dari Acer.

Baca juga: Pahami Fungsi dan Cara Kerja Hybrid Cloud Computing 

Cara mengimplementasikan yaitu cukup menghubungkan perangkat ini pada keyboard, mouse, monitor, dan ke server host melalui koneksi LAN. Altos T 400 Cloud Computing merupakan  bagian terminal dari solusi Acer AltosCloud VDI berupa sistem yang memiliki kemampuan untuk melakukan semua perintah komputasi dan manajemen menggunakan beberapa Terminal Cloud independen.

Perangkat ini bisa jadi pilihan, karena dapat memanfaatkan server dengan biaya yang efisien. Penggunaan Altos T 400 Cloud Computing tak hanya menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga membuat bisnis memiliki keunggulan kompetitif.

Beberapa ERP cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri tertentu dengan menambahkan fitur-fitur khusus. Seperti Altos T 400 Cloud Computing yang didukung dengan solusi dan teknologi Altos BrainSphere yang berbasis AI. Atau jika masih kurang, perusahaan bisa menggunakan sistem modular, yang memungkinkan mereka untuk memilih fitur yang digunakan.

Jenis Perusahaan yang Dapat Menggunakan ERP System

ERP System bertujuan pada perkembangan bisnis. Tidak hanya berlaku pada industri perusahaan besar, bahkan usaha rintisan dan bisnis UKM juga dianjurkan mulai berinvestasi menggunakan sistem ERP. 

Berikut ini adalah beberapa jenis perusahaan bisnis yang cocok menggunakan Enterprise Resource Planning:

1. Industri Medis

Sistem ERP bisa memudahkan departemen regulasi hingga biaya administrasi. Manajemen juga lebih mudah dalam memberikan insentif/salary kepada tenaga medis, mengecek perawatan pasien, kontrol persediaan obat, dan sebagainya. Enterprise Resource Planning juga membantu organisasi yang ingin mengembangkan praktik swasta.

2. Industri Konstruksi

Sistem ERP membantu perusahaan konstruksi dalam memangkas operasi dengan alur kerja yang terkustomisasi. Mengingat, dalam industri ini banyak proses kerja yang harus dikerjakan, seperti biaya, tenggat waktu, hingga inventaris/stok barang. Penerapan sistem ini memberikan efisiensi pada perusahaan. Sehingga pengguna bisa fokus pada hal lain supaya perusahaan bisa berkembang.

3. Industri Mesin, Elektronik, dan Otomotif

Enterprise Resource Planning memudahkan perusahaan yang bergerak di sektor mesin, elektronik, dan otomotif. Sistem ini memudahkan fungsi manufaktur, penjualan, laporan persediaan barang, hingga keuangan. Sistem ERP juga mendukung peningkatan bisnis, karena otomatisasi operasi kerja dari manajemen produksi, hingga manajemen inventori.

4. Industri Pakaian

Penerapan sistem ini membantu pengguna dalam mengelola stok barang. Terlebih jika tergabung dalam e-commerce yang butuh respons cepat dalam menanggapi stok barang yang diinginkan pelanggan. Selain itu, sistem ERP juga membantu pengguna pada manajemen keuangan, seperti bagian kasir yang akan terbantu saat interaksi dengan pelanggan.

5. Industri Makanan

Sistem ERP dapat membantu bisnis dalam melakukan pengecekan tanggal kadaluarsa makanan. Sistem ini juga bisa memberi informasi kepada pengguna mengenai peringatan ketika tanggal expired tiba. Penerapan teknologi ini tentu memberikan efisiensi bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya.

Baca juga: Critical Path Method, Solusi Project Manager dalam Mengatur Proyek

Kapan Perusahaan Memutuskan Menggunakan ERP Software? 

Setiap bisnis memiliki tantangan yang berbeda-beda sesuai dengan tingkat perkembangannya masing-masing. Semakin berkembang maka semakin kompleks, dan tidak bisa mengandalkan metode manual untuk menjalankan bisnis perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan perangkat lunak sebagai otomatisasi alur kerja. 

Lalu, kapan perusahaan memutuskan untuk menggunakan software ERP dan meninggalkan metode manual dalam proses bisnisnya? Berikut ini beberapa parameter bahwa perusahaan harus mempertimbangkan untuk menggunakan Enterprise Resource Planning:

1. Jika staf atau departemen di perusahaan Anda menghabiskan waktu pada tugas-tugas yang semestinya sudah tidak dilakukan secara manual, maka perlu ERP system untuk otomatisasi.
2. Perusahaan tidak memiliki akses cepat dan mudah ke data yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan bisnis. Mengimplementasikan ERP membantu manajemen mendapatkan laporan yang lebih real-time.
3. Perusahaan harus melakukan pemantauan dengan berbagai klien dari berbagai wilayah.
4. Perusahaan memiliki banyak aplikasi yang berbeda, tetapi tidak saling terhubung satu sama lain.
5. Ada staf atau tim yang kesulitan berkolaborasi atau berbagi informasi dengan divisi lain di perusahaan.
6. Pengguna tidak dapat mengakses data dan informasi bisnis perusahaan saat berada di luar kantor. Dengan sistem ERP, pengguna dapat melakukan akses data di mana dan kapan saja melalui internet.

Baca juga: Penerapan POAC untuk Manajemen Perusahaan Anda

Software Enterprise Resource Planning menjadi solusi perencanaan penting ketika perusahaan ingin membuat keputusan yang akurat, informatif, dan strategis dalam pemasaran. Maka dari itu sistem ini bisa menjawab tantangan dunia bisnis yang semakin kompetitif dengan menjadikan suatu perusahaan memiliki solusi yang terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan penjualan, menekan biaya, dan mendatangkan profit.