Kenali Inventory Control, Tugas, Fungsi, hingga Cara Kerja

Keberlangsungan proses produksi barang merupakan faktor utama yang penting bagi suatu bisnis. Apabila proses produksi berjalan lancar, maka bisnis pun bisa berjalan lancar. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kelancaran proses produksi adalah jumlah stok barang yang dimiliki perusahaan atau biasa disebut dengan istilah inventaris atau inventory. Jika jumlah stok barang terlalu sedikit atau terlalu banyak, maka akan mengakibatkan flow produksi menjadi terganggu. Oleh karena itu, dibutuhkan inventory control untuk memastikan inventaris barang terkelola dengan baik.

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses pengelolaan dan pengawasan stok atau persediaan barang dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Tujuan utama dilakukan inventory control adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan barang dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan operasional. Selain itu, inventory control juga bertujuan untuk menjaga stok barang agar tidak terlalu berlebihan, demi menghindari kerusakan barang.

Inventory control juga berperan penting dalam melancarkan flow produksi di perusahaan, serta mengurangi risiko kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok barang. Jika stok barang yang ada di perusahaan terlalu berlebih, maka perusahaan perlu mengeluarkan biaya besar untuk perawatan. Sebaliknya, jika persediaan stok barang terlalu sedikit, maka perusahaan bisa mengalami kerugian akibat keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan. Hal ini tentunya dapat menyebabkan datangnya komplain dari pelanggan, bahkan bisa berujung pada menurunnya reputasi baik perusahaan di mata publik serta menurunnya loyalitas pelanggan.

Tugas Inventory Control

Seseorang yang bekerja menangani inventory control pada perusahaan, memiliki tugas sebagai berikut:

1. Menghitung Stok Persediaan Barang di Gudang

Tugas pertama yang perlu dilakukan oleh seorang inventory controller adalah menghitung stok persediaan barang di gudang. Stok barang yang sudah dihitung kemudian dicatat secara rinci dalam sistem informasi inventaris.

2. Melakukan Pengecekan Data

Selain menghitung stok barang, inventory controller juga perlu melakukan pengecekan data yang ada di sistem dengan kondisi yang ada di kenyataan. Data jumlah stok yang tercatat di sistem harus sama dengan jumlah stok barang yang sebenarnya. Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka inventory controller perlu menelusuri kesalahan apa yang terjadi sehingga menyebabkan jumlah tersebut tidak sesuai.

3. Membuat Laporan

Seorang inventory controller juga bertugas untuk membuat laporan yang berisi data rekap mengenai aliran stok barang. Laporan ini dapat berisi data mengenai vendor, data hasil penjualan barang, data distribusi barang, dan lain sebagainya. Laporan ini kemudian diserahkan kepada pihak manajer atau supervisor untuk kemudian diolah lebih lanjut.

Baca juga: Tenaga Kerja Terlatih, Pengertian, Contoh dan Perbedaan dengan Terdidik

Ketiga tugas ini perlu dilakukan secara rutin oleh para inventory controller. Umumnya, pendataan inventaris dilakukan setiap hari, tepatnya pada akhir jam kerja. Kemudian untuk pembuatan laporan rekap, umumnya dilakukan secara mingguan pada akhir minggu.

Fungsi Inventory Control

Beberapa fungsi dan manfaat inventory control adalah sebagai berikut:

• Memastikan bahwa jumlah persediaan barang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
• Menghindari terjadinya kekurangan stok yang dapat mengganggu proses produksi dan pelayanan pelanggan.
• Memastikan bahan baku yang dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Mengurangi biaya penyimpanan barang yang tidak perlu, seperti biaya sewa gudang dan biaya perawatan.
• Menghindari pemborosan waktu, tenaga, dan sumber daya.
• Mengantisipasi kenaikan harga barang secara tiba-tiba.
• Meningkatkan efisiensi operasional.
• Mencegah adanya keterlambatan pengiriman barang.
• Mengurangi risiko kerugian akibat pencurian atau kerusakan barang.

Cara Kerja Inventory Control

Terdapat beberapa cara kerja atau strategi inventory control yang bisa diterapkan oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Mengkategorikan Stok Barang

Cara kerja inventory control yang pertama dan paling dasar yakni mengkategorikan stok barang sesuai kondisi barang tersebut. Misalnya, kategori A berisi barang yang perlu banyak perhatian karena memiliki dampak besar pada keuangan meskipun penjualannya tidak bisa diprediksi. Kemudian, kategori C berisi barang yang memerlukan lebih sedikit perhatian, namun memiliki rasio penjualan yang tinggi. Lalu, ada juga kategori B yang berisi barang yang terletak di antara kategori A dan C.

2. Menyimpan Stok dengan Teknik FIFO dan FEFO

Cara kerja inventory control yang selanjutnya yaitu menyimpan stok barang dengan teknik First-In-First-Out (FIFO) dan First-Expired-First-Out (FEFO). FIFO merupakan teknik inventaris di mana barang yang pertama kali masuk ke gudang, akan menjadi barang yang pertama kali keluar gudang atau terjual. Sementara itu, FEFO merupakan teknik inventaris di mana barang yang pertama kali kadaluarsa, akan menjadi barang yang pertama kali keluar gudang atau terjual. Teknik ini perlu dilakukan untuk menghindari kerusakan stok barang atau ketidaksengajaan mengirim stok barang yang rusak kepada pelanggan.

3. Melakukan Audit Inventaris Secara Berkala

Cara kerja inventory control yang selanjutnya yaitu dengan melakukan audit inventaris secara berkala. Audit inventaris dapat dilakukan dengan mengecek secara menyeluruh data inventaris yang dimiliki perusahaan, kemudian memastikan apakah data yang tercatat pada sistem benar-benar sesuai dengan kondisi nyata di gudang. Audit inventaris bisa dilakukan setiap sebulan sekali atau tergantung kebutuhan perusahaan. Dengan rutin melakukan audit inventaris, perusahaan dapat mencegah adanya ketidaksesuaian data di sistem dengan kondisi nyata di gudang.

Demikian penjelasan mengenai inventory control, meliputi pengertian, tugas, fungsi, hingga cara kerjanya. Dengan memahami secara mendalam mengenai inventory control, maka perusahaan dapat mengatur proses produksi barang agar menjadi lebih efisien dan efektif. Selain itu, perusahaan juga bisa mengatur timing yang tepat untuk pemesanan bahan baku, maupun pengiriman produk jadi kepada konsumen.